Một tổ chức có thể được cấu trúc theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu của nó. Cấu trúc của một tổ chức quyết định cách thức và cách thức hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức cho phép bạn phân công rõ ràng trách nhiệm về các chức năng và quy trình khác nhau cho các thực thể khác nhau, chẳng hạn như văn phòng chi nhánh, phòng ban, nhóm làm việc và cá nhân. Vậy cơ cấu tổ chức là gì? Hãy cùng peopleforjesse.com tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
I. Cơ cấu tổ chức là gì?
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống vạch ra cách thức các hoạt động nhất định được định hướng để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các hoạt động này có thể bao gồm các quy tắc, vai trò và trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức xác định cách thông tin luân chuyển giữa các cấp trong doanh nghiệp.
Ví dụ, trong cơ cấu tập trung, các quyết định được thực hiện từ trên xuống, trong khi trong cơ cấu phi tập trung, quyền ra quyết định được phân bổ trên các cấp khác nhau của tổ chức.
Có một cơ cấu tổ chức cho phép các công ty duy trì hiệu quả và sự tập trung. Cơ cấu tổ chức vạch ra cách thức các hoạt động nhất định được định hướng để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Một cơ cấu tổ chức thành công xác định công việc của từng nhân viên và cách nó phù hợp với hệ thống tổng thể.
Các nhà lãnh đạo cấp cao phải xem xét nhiều yếu tố trước khi quyết định loại hình tổ chức phù hợp nhất với doanh nghiệp của họ, bao gồm mục tiêu kinh doanh, ngành và văn hóa của công ty. Các công ty thuộc mọi hình dạng và quy mô sử dụng quá nhiều cơ cấu tổ chức. Họ xác định các thứ bậc cụ thể trong một tổ chức.
Một cơ cấu tổ chức thành công xác định công việc của từng nhân viên và cách nó phù hợp với hệ thống tổng thể. Nói một cách đơn giản, cơ cấu tổ chức đặt những người làm những gì công ty làm để đạt được mục tiêu của mình. Cấu trúc này cung cấp một chỉ dẫn trực quan về cách công ty được hình thành và cách nó có thể tiến lên để đạt được các mục tiêu của mình.
Cơ cấu tổ chức thường được biểu thị bằng một số loại biểu đồ hoặc sơ đồ giống kim tự tháp, trong đó thành viên quyền lực nhất của tổ chức ngồi ở trên cùng và thành viên kém quyền lực nhất ngồi ở trên cùng.
II. Các loại cơ cấu tổ chức phổ biến nhất
1. Cơ cấu chức năng
Trong thế giới thực, bốn loại cơ cấu tổ chức phổ biến được thực hiện: Loại đầu tiên và phổ biến nhất là cơ cấu chức năng. Đây cũng được coi là cơ cấu tổ chức quan liêu, phân chia công ty dựa trên chuyên môn của nhân viên.
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện một cấu trúc chức năng. Chia công ty thành các bộ phận như tiếp thị, bán hàng và hoạt động là một hành động sử dụng cơ cấu tổ chức quan liêu.
2. Cấu trúc phân chia hoặc đa phân khu
Loại sau thường thấy ở các công ty lớn với nhiều đơn vị kinh doanh. Các công ty sử dụng cách tiếp cận này, được gọi là cơ cấu phòng ban hoặc đa chức năng, xây dựng đội ngũ lãnh đạo dựa trên các sản phẩm, dự án hoặc công ty con mà họ quản lý. Một ví dụ điển hình về cấu trúc này là Johnson.
3. Cấu trúc phẳng
Cấu trúc mới hơn, cấu trúc, là kiểu thứ ba và được nhiều công ty khởi nghiệp sử dụng. Như tên cho thấy, nó làm phẳng các hệ thống cấp bậc và chuỗi mệnh lệnh, mang lại cho nhân viên nhiều quyền tự chủ hơn. Các công ty sử dụng kiểu cấu trúc này thi công nhanh hơn.
4. Cơ cấu ma trận
Cơ cấu tổ chức thứ tư và cuối cùng là cơ cấu ma trận. Nó cũng là khó hiểu nhất và hiếm khi được sử dụng. Cấu trúc này tạo ra một ma trận nhân viên trải dài các cấp, phòng ban hoặc bộ phận khác nhau. Ví dụ, một nhân viên làm việc cho một công ty có ma trận có thể chịu trách nhiệm về cả bán hàng và dịch vụ khách hàng.
Việc áp dụng một cơ cấu tổ chức rất có lợi cho công ty. Cơ cấu không chỉ xác định thứ bậc của công ty mà còn cho phép công ty điều chỉnh cơ cấu tiền lương của nhân viên. Bằng cách áp dụng cơ cấu tổ chức, công ty có thể quyết định mức lương và mức lương cho từng vị trí.
III. Vai trò của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
1. Thiết lập hệ thống phân cấp
Chức năng cơ bản của cơ cấu tổ chức là cung cấp một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng mà nhân viên phải báo cáo kết quả cho cấp quản lý nào. Trong nhiều công ty, có nhiều cấp quản lý, nơi nhân viên báo cáo với người quản lý, người quản lý báo cáo với giám đốc và giám đốc báo cáo trực tiếp với chủ sở hữu.
2. Thành lập các phòng ban và nhóm
Việc tạo ra một cơ cấu tổ chức có thể giúp bạn xác định các nhóm làm việc chặt chẽ với nhau. Các nhóm này có thể được nhóm lại theo bộ phận, vị trí địa lý hoặc các nhóm nhỏ làm việc cùng nhau trong các dự án cụ thể. Các nhóm này thường báo cáo với cùng một người quản lý hoặc giám đốc.
Điều này đảm bảo rằng tất cả các nhân viên trong nhóm xác định rõ ràng công việc và nhiệm vụ hướng tới cùng một mục tiêu, hiểu nhau và cân bằng điểm mạnh và điểm yếu của nhau.
3. Ra quyết định và trách nhiệm
Trong khi cấu trúc giúp xác định chính xác ai là người đưa ra quyết định đúng đắn cho từng nhân viên, một số công ty cho phép nhiều nhân viên có quyền ra quyết định hơn những công ty khác.
Trong bộ phận tiếp thị, nhân viên có thể ký quỹ trong ngân sách của một dự án mà không cần sự chấp thuận của người quản lý. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức giúp bạn xác định rõ ràng các quyết định cần có sự chấp thuận của quản trị viên và ai là người phải thông qua các quyết định đó.
IV. Yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy
1. Yếu tố khách quan
Yếu tố khách quan là những yếu tố mà tổ chức thay đổi, dự đoán và không kiểm soát được. Các yếu tố này bao gồm: Các quy định của Nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của chúng. Một khối lượng công việc đã được giao.
Trình độ công nghệ, trình độ công nghệ và thiết bị lao động. Vị trí của tổ chức. Môi trường sản xuất của tổ chức. Mặc dù bất biến, tổ chức có thể thay đổi hoàn toàn để phù hợp với những yếu tố này, và tổ chức tận dụng các nguồn lực sẵn có để tối đa hóa hiệu quả.
2. Những yếu tố chủ quan
Yếu tố chủ quan là những yếu tố có trong nội bộ của một tổ chức. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng mạnh mẽ đến cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý. Ngoài ra, đây là những yếu tố mà tổ chức hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh và định hướng lại. Các yếu tố này bao gồm:
- Trình độ quản lý.
- Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ trình độ, năng lực của cán bộ trong bộ phận tham mưu.
- Các mối quan hệ trong một tổ chức.
- Các mục tiêu và phương hướng của tổ chức.
Trên đây là những thông tin về cơ cấu tổ chức là gì? Hy vọng bài viết sẽ hữu ích đối với bạn đọc!
