Khi bạn bắt đầu đi làm, sếp sẽ giao KPI công việc hàng tháng cho bạn theo từng giai đoạn. Vậy số liệu này có ý nghĩa gì và làm thế nào để bạn xây dựng KPI hiệu quả nhất? Hãy cùng peopleforjesse.com tìm hiểu mọi thông tin về KPI là gì trong bài viết dưới đây nhé!
I. KPI là gì?
Các chỉ số hiệu suất chính hoặc viết tắt là KPI. Vậy KPI là gì là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Là tập hợp các chỉ số chính được đưa ra cho từng cá nhân, bộ phận và công ty để đánh giá mức độ hoàn thiện công việc. KPI thường được thể hiện dưới dạng một con số cụ thể, nhưng chúng cũng có thể được thể hiện dưới dạng định tính.
Ví dụ: mục tiêu về số lượng sản phẩm bán được mỗi tháng, mục tiêu về lượt truy cập trang web hàng ngày hoặc tỷ lệ phần trăm khách hàng hài lòng với dịch vụ của công ty bạn. Tất cả các KPI đều do người giám sát đưa ra nhằm khuyến khích các cá nhân, bộ phận chủ động đạt được mục tiêu ngắn hạn của công ty. Nó cũng giúp công ty tự đánh giá kết quả đã đạt được trong một khoảng thời gian.
II. Lợi ích của chỉ số KPI
Các công ty hiện nay đều giao KPI cho nhân viên theo tháng giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý và điều hành. Vì nó thúc đẩy mọi người làm việc một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu chung trong toàn công ty, và đặc biệt hơn, việc theo dõi KPI cho phép cấp quản lý biết được các kế hoạch có được thực hiện đúng hay không và đưa ra những thay đổi phù hợp.
Ngoài ra, KPI còn giúp nhà quản lý đánh giá được nhân viên hay bộ phận nào làm việc hiệu quả và có chế độ lương thưởng, khuyến khích, tạo động lực để hoàn thành công việc tốt hơn. Đối với nhân viên, KPI giúp bạn xác định cụ thể những gì cần ưu tiên và làm trước để dồn nguồn lực vào công việc một cách hiệu quả. Ngoài ra, biết KPI cũng có thể giúp bạn có cái nhìn tổng thể hơn về mục tiêu chung của công ty hiện tại và trong tương lai.
III. Phân loại chỉ số KPI
1. KPI chiến lược
KPI chiến lược là thước đo liên quan đến các mục tiêu chiến lược ngắn hạn hoặc dài hạn của công ty. Các KPI này thường liên quan đến các vấn đề quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty như doanh thu, lợi nhuận, thị phần, vốn đầu tư. Chỉ những nhà lãnh đạo cấp cao của công ty mới đưa ra các KPI chiến lược. Chẳng hạn, hãng đặt mục tiêu đến năm 2022 sẽ tăng thị phần ngành điện thoại di động Việt Nam, sau khi cân nhắc đã quyết định chọn KPI là 10% thị phần.
2. KPI chiến thuật
KPI chiến thuật là KPI gắn liền với KPI chiến lược của công ty hoặc các nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm mục đích đạt được các mục tiêu chiến lược. KPI chiến thuật đến từ các cấp thấp hơn trong công ty, chẳng hạn như giám đốc, trưởng bộ phận, trưởng bộ phận triển khai cho các nhóm hoặc từng nhân viên. Ví dụ: bộ phận tiếp thị được giao nhiệm vụ nâng cao nhận thức về thương hiệu trong một chiến dịch. Lúc này, lãnh đạo bộ phận đặt ra những KPI chiến lược nhất định, chẳng hạn như TVC đạt 100.000 lượt xem hay lượt tương tác bài đăng trên Facebook đạt 50.000 để nhân viên dễ dàng thực hiện công việc và đạt được mục tiêu đề ra.
IV. Tiêu chí SMART trong KPI
- Cụ thể: KPI đưa ra không chung chung mà nên xác định rõ ràng cần đạt được bao nhiêu mục tiêu cho từng nhiệm vụ. Nhìn vào đó, người nhận việc mới biết rõ cần phải làm gì và cần nỗ lực như thế nào để đạt được KPI.
- Đo lường được: KPI không chỉ cụ thể mà còn phải đo lường được để cấp trên dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc. Phần mềm và ứng dụng có thể được sử dụng để giúp đo lường các chỉ số. Ngoài ra, bạn có thể thuê một cơ quan bên ngoài chuyên đo lường các số liệu, nhưng ít công ty sử dụng phương pháp này vì họ không muốn tiết lộ thông tin nội bộ.
- Achievable: KPIs đưa ra phải phù hợp với thực trạng của công ty về nhân sự và nguồn lực. Không phải là một ý kiến hay khi đưa ra những KPI rất hấp dẫn nhưng trong hoàn cảnh của công ty bạn, bạn lại không thể thực hiện chúng.
- Thực tế – phù hợp: Khi thiết lập KPI, các yếu tố bên ngoài như điều kiện thị trường, xã hội,… cũng cần được xem xét trong quá trình triển khai KPI. Nếu bạn bỏ qua bước xác thực thực tế, KPI có thể không khả dụng hoặc chưa hoàn thành và có thể không phản ánh đúng các giá trị của công ty bạn.
- Có mốc thời gian cụ thể (time-bound): Đặt mốc thời gian cụ thể cho KPI để người nhận việc quản lý được thời gian và biết mình cần ưu tiên việc gì trước để hoàn thành KPI đã đề ra. Điều này đảm bảo rằng công việc chung của tất cả các bộ phận diễn ra theo đúng kế hoạch và tiến độ của công ty.
V. Quy trình xây dựng chỉ số KPI
- Xác định chủ thể xây dựng KPI: Đầu tiên, bạn cần xác định ai sẽ chịu trách nhiệm xây dựng bộ KPI và phân bổ cho các cá nhân liên quan. Hãy chắc chắn rằng họ là người nắm rõ các kế hoạch và mục tiêu chiến lược của công ty, đồng thời có khả năng quản lý và đánh giá. KPI thường được tạo bởi các nhóm lãnh đạo, chẳng hạn như giám đốc, trưởng bộ phận và trưởng bộ phận.
- Xác định rõ ràng chức năng – Nhiệm vụ: Người xây dựng bộ KPI cần hiểu rõ khả năng của từng bộ phận để phân biệt bộ KPI phù hợp. Đảm bảo các bộ phận thực hiện đúng chức năng và tăng hiệu quả công việc.
- Xác định rõ nhiệm vụ của từng cá nhân: Khi đã có KPI chung cho từng bộ phận, bạn cần đặt KPI cho từng cá nhân. KPI cá nhân cần chỉ rõ nhiệm vụ cụ thể và thời gian hoàn thành để tạo động lực cho nhân viên làm việc tích cực và hiệu quả.
Trên đây là những thông tin về KPI là gì? Hy vọng bài viết sẽ hữu ích đối với bạn đọc!
