Phần mềm ERP là giải pháp quản lý được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Nhưng phần mềm này có gì đặc biệt giúp nó thu hút được nhiều sự chú ý? Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi triển khai ứng dụng phần mềm này? Hãy cùng peopleforjesse.com tìm hiểu ERP là gì? qua bài viết dưới đây nhé!
I. ERP là gì?
Trước khi trả lời câu hỏi “Phần mềm ERP là gì?”, bạn cần hiểu một số khái niệm liên quan. Cụ thể: Doanh nghiệp: Đây là khái niệm chỉ doanh nghiệp. Phần mềm được áp dụng để đảm bảo sử dụng tài nguyên một cách tối ưu.
Resources: Khái niệm này dùng để chỉ các nguồn lực trong một doanh nghiệp. Nguồn lực là tài sản bên trong hoặc liên quan đến một công ty có thể có sẵn hoặc được tạo ra hàng ngày thông qua các hoạt động sản xuất.
Nguồn nhân lực, chẳng hạn như nhân viên và người quản lý, cũng là nguồn lực quan trọng đối với các công ty. Kế hoạch: Khái niệm này có nghĩa là lập kế hoạch. Nó là quá trình các phòng ban trao đổi và xử lý công việc hàng ngày. Quá trình này có thể đơn giản hoặc phức tạp. Dù sao kế hoạch cũng ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của công ty.
ERP là quá trình lập kế hoạch nguồn lực cho một doanh nghiệp. Đó là mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý các hoạt động kinh doanh và quá trình thu thập, lưu trữ và diễn giải dữ liệu. Một hệ thống ERP tích hợp nhiều công cụ vào một ứng dụng duy nhất, bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất, dịch vụ giao hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý hàng tồn kho và kế toán tài chính cho các doanh nghiệp lớn.
II. Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Để giúp phân biệt phần mềm ERP với các giải pháp quản lý doanh nghiệp khác, bạn có thể dựa vào 4 đặc điểm chính sau: Enterprise ERP là một hệ thống quản lý tích hợp các nguồn lực của doanh nghiệp. Tất cả các thành viên trong công ty, từ cấp quản lý đến nhân viên, các khâu, phòng ban đều được quy tụ lại trong một quy trình tác nghiệp chuyên nghiệp, nề nếp.
ERP không phải là một chức năng như dây chuyền sản xuất tự động mà chỉ là phần mềm phụ trợ. ERP cũng không thể thay thế sức người. ERP là một hệ thống quản lý các hoạt động theo các quy tắc và kế hoạch rõ ràng và có trật tự. Nhiệm vụ của một nhân viên cụ thể phải được xác định với các quy tắc nhất quán ngay từ đầu.
Kế hoạch kinh doanh cần được lập rõ ràng, tuần tự theo ngày/tháng/năm. Enterprise ERP là hệ thống hỗ trợ kết nối và phối hợp làm việc hiệu quả giữa các phòng ban. Mỗi bộ phận nên làm việc với những bộ phận khác hơn là hoạt động độc lập.
III. Vì sao các doanh nghiệp nên áp dụng giải pháp ERP
1. Kiểm soát thông tin về tài chính
Thông thường, dữ liệu tài chính của một doanh nghiệp được thu thập từ nhiều phòng ban khác nhau. Do đó, có sự khác biệt nhất định giữa các số liệu này. Giải pháp phần mềm ERP tập trung tất cả thông tin tài chính của doanh nghiệp vào một phiên bản duy nhất giữa các phòng ban của bạn.
Thông tin tài chính được thu thập trên một nền tảng duy nhất được tính toán tự động và dữ liệu phù hợp được hiển thị. Điều này sẽ giúp hạn chế những tiêu cực về tài chính của công ty. Đồng thời, nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý ERP, doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn, có cơ cấu phức tạp không phải đợi đến cuối chu kỳ kinh doanh mới tổng hợp dữ liệu. Nhờ dữ liệu mà phần mềm thu thập được, doanh nghiệp có thể kết xuất báo cáo tài chính một cách chính xác và nhanh chóng bất cứ khi nào cần thiết.
2. Gia tăng tốc độ dòng công việc
Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng phức tạp. Tốc độ của quy trình làm việc trong doanh nghiệp phụ thuộc vào 2 yếu tố chính: địa chỉ nhận dữ liệu có được xác định chính xác hay không và trong quá trình truyền dữ liệu có xảy ra sự cố, lỗi hay không. Rõ ràng tốc độ chuyển giao văn bản điện tử cho nhân viên nhanh hơn so với chuyển giao văn bản giấy.
Hoặc, nếu bạn vận chuyển hàng hóa từ kho hàng đến địa chỉ tại văn phòng doanh nghiệp, các quyết định được đồng bộ hóa trong phần mềm ERP đến người chịu trách nhiệm rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các trở ngại và xóa bỏ khoảng cách địa lý, phần mềm ERP là giải pháp giúp tăng tốc quy trình công việc.
3. Hạn chế được những thiếu sót khi nhiều người đồng thời nhập dữ liệu
Các doanh nghiệp thường gặp phải tình trạng hỗn loạn dữ liệu khi họ trải qua nhiều nhóm công việc khác nhau và những lỗi này có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc trong suốt quá trình kinh doanh.
Đồng thời, sự gián đoạn có thể làm xấu đi hình ảnh của doanh nghiệp, làm giảm tính minh bạch và gây bất hòa nội bộ giữa các nhân viên. Nhờ giải pháp ERP cho doanh nghiệp, dữ liệu chỉ cần một người nhập trước, sau đó được lưu trữ đồng bộ trong hệ thống. Điều này đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp của bạn đều có quyền truy cập vào dữ liệu gốc thay vì bản sao trùng lặp.
4. Hỗ trợ kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
ERP giúp các công ty tập trung cơ sở dữ liệu và tổ chức các quy trình kinh doanh trên một dây chuyền cố định. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng cơ chế kiểm soát nội bộ. Tính năng theo dõi kiểm toán được tích hợp trong phần mềm cho phép doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra nguồn gốc của các bút toán cần kiểm tra và các nhân viên tham gia.
Một lợi ích khác của giải pháp ERP là tối ưu hóa việc giám sát công việc của từng nhân viên. Người quản lý dễ dàng nắm bắt được kết quả công việc của toàn bộ nhân viên thông qua một giao diện thống nhất trong ERP. Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp tiên tiến ERP có khả năng tự động phân chia công việc của nhân viên dựa trên điểm mạnh của nhân viên thông qua phân tích dữ liệu. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể tiết kiệm thời gian trong quá trình này.
Trên đây là thông tin về ERP là gì? Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích đối với bạn đọc!
